「業務効率化」と聞くと、多くの方は無駄を省き、生産性を高める「攻め」の施策をイメージするのではないでしょうか。
私自身もこれまで、そのような意識で業務改善のサービスを提供してきました。
しかし最近、ある事業所でのヒアリングを通じて、ハッとさせられる出来事がありました。
その事業所では、Excelを使った勤怠管理や人員管理、報告書の作成など、日々の事務処理に多くの時間を費やしているとのことでした。
そこで、業務の現状や課題を整理し、最適な改善方法を検討するためのヒアリングを進めていました。
そんな中、管理者の方がポツリと、
「特に新人スタッフが大変なんだよなぁ」
とおっしゃいました。
詳しくお話を伺うと、アルバイトや新卒採用のスタッフが、入職して間もない頃に「え、これ全部Excelでやるんですか……？」と戸惑うことが少なくないそうです。
そして、そうしたスタッフの中には、比較的早い段階で離職してしまう方もいるとのことでした。
なぜ、そのようなことが起こるのでしょうか。
管理者の方とお話しする中で、一つの可能性が見えてきました。
今の若い世代には、アルバイトやインターンなどを通じて、すでに便利な業務ツールや効率的な仕組みに触れてきた方も少なくありません。
そうした経験があるからこそ、非効率だと感じる作業を日々繰り返すことに、強いストレスや疑問を抱く方もいるのではないか、ということです。
もちろん、Excelそのものが悪いわけではありません。Excelは今でも非常に優秀なツールです。
しかし、業務の進め方や情報の管理方法が複雑になっていたり、同じ内容を何度も入力する必要があったりすれば、働く人にとって大きな負担になります。
一昔前なら、「仕事なんだから我慢するものだ」と片付けられていた問題かもしれません。
しかし、人材の確保や定着が難しくなっている今、こうした現場の声は決して無視できないものだと感じます。
つまり、業務効率化には、単なる時間短縮や生産性向上だけではない価値があるのではないでしょうか。
日々の煩雑な作業が減り、本来の仕事に集中できる環境が整えば、スタッフの負担軽減だけでなく、仕事に対するモチベーションや働きやすさの向上にもつながる可能性があります。
そして、それが結果として人材の定着や、組織全体の安定にもつながっていくのかもしれません。
こうした効果は、削減できた作業時間のように、簡単に数字で測れるものばかりではありません。
今回のヒアリングを通じて、私は改めて気づかされました。
業務効率化は、企業の成長を後押しする「攻め」の施策であると同時に、働く人と組織を守る「守り」の施策でもあるのだと。
もし、「何とかしなければいけないのは分かっているけれど、何から手をつければよいのか分からない……」という方がいらっしゃいましたら、まずはお気軽に現状のお悩みをお聞かせください。
一緒に、無理なく始められる改善方法を考えていきましょう。
